Työsuunnitelma – turhaakin turhempi byrokratian kukkanen?

Työehtosopimuksen mukaan jokainen kokonaistyöajassa oleva työntekijä laatii yhteistyössä esimiehensä kanssa työsuunnitelman ennen seuraavan lukuvuoden alkamista. Työsuunnitelmaan kirjataan 1 600 tunnin työajan kohdentaminen eri tehtäväalueille seuraavan lukuvuoden aikana. Työsuunnitelmia laadittaessa otetaan huomioon henkilön osallistuminen opetukseen, tutkimustoimintaan ja muihin tehtäviin.

Yksikön henkilöstön työsuunnitelmat tehdään samanaikaisesti ottaen huomioon yksikön vastuulla olevan opetustoiminnan järjestäminen opetusohjelman mukaisesti ja muut yhteisesti vastattavat asiat sekä tehtävien tasapuolinen jakautuminen. Yliopisto hyväksyy työsuunnitelmat organisaationsa mukaisesti.

Työsuunnitelma muodostaa työntekijän työtehtävien perustan. Työsuunnitelmassa tulee esimerkiksi huomioida sellaiset pidempiaikaiset poissaolot, kuten perhevapaat, joilla voi olla olennaista merkitystä työsuunnitelman sisältöön. Näissä tilanteissa poissaolon jälkeen tarkastellaan työsuunnitelman toteutumista ennen poissaoloa ja tehdään työsuunnitelmaan tarvittavat muutokset.

Käytännössä tämä tarkoittaisi esimerkiksi perhevapaan alle jääneen vapaan pitämistä vapaalta palatessa. Ensimmäisenä edellytyksenä kuitenkin on se, että työsuunnitelma, jonka tarkastelemiseen on tarvetta, on ajantasainen ja kuvaa oikealla tavalla työntekijän tehtäväkokonaisuuksia.

Ajan tasalla olevan työsuunnitelman merkitys korostuu myös esimerkiksi lomautustilanteissa. Tilapäisestä palkanmaksun ja työnteon keskeyttämisestä luonnollisena seurauksena on se, että työsuunnitelmaa on päivitettävä siten, että tietty työmäärä poistetaan siitä. Mikäli työsuunnitelma ei vastaa todellisuutta, työmäärän vähentäminen vanhasta ja todellisuutta vastaamattomasta työsuunnitelmasta voi olla vaikeaa.

On myös huomattava, että mikäli kesken lukuvuoden sovitaan sellaisesta uudesta tehtävästä, jonka ei voida katsoa sisältyvän työsuunnitelman mukaisiin tehtäväkokonaisuuksiin, työsuunnitelmaa on tältä osin muutettava. Mikäli työsuunnitelma ei ole ajan tasalla, sen muuttaminen näissäkin tilanteissa voi olla vaikeaa todellisen vertailukohdan puuttuessa.

Työsuunnitelmalla on merkitystä myös henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arvioimisessa. Henkilökohtainen palkanosa määräytyy sen perusteella, miten henkilö on suoriutunut hänelle työsuunnitelmassa tai vastaavalla tavalla asetetuista tavoitteista ja tehtävistä. Sanomattakin on selvää, että vanhentuneen tai muutoin todellisia tehtäviä vastaamattoman työsuunnitelman käyttäminen arvioinnissa on vaikeaa.

Yllä on kuvattu asiakokonaisuuksia, johon työsuunnitelman ajantasaisuus ja todenmukaisuus vaikuttaa. Työsuunnitelman merkitystä ei pidä väheksyä. Jokaisella työntekijällä tulee olla ajantasainen ja todelliset työtehtäväkokonaisuudet sisältävä työsuunnitelma. Kun kevät koittaa, jokaisen työntekijän on syytä olla aktiivinen tulevan lukuvuoden työsuunnitelman laatimisessa. Esimiesten tulee osaltaan varmistaa se, että yliopiston asianomaiselle organisaatiolle toimitetaan todenmukaiset työsuunnitelmat hyväksyttäviksi aina ennen tulevan lukuvuoden alkamista.

Vesa Laine
Neuvottelupäällikkö, JUKO ry

• Painetussa lehdessä sivu 12