Matkustaminen Helsingin yliopistossa
Prosessikaavio Helsingin yliopiston henkilöstön matkustamisesta. Ensimmäiseksi pitäisi tietää, mistä matka rahoitetaan. Kun esimerkiksi tutkija tekee SA P-järjestelmässä matkapyynnön, se menee tutkijan esimiehen tai projektinjohtajan hyväksyttäväksi.

Annetaanko matkailun avartaa?

Valtiovalta patistaa tutkijoita kansainvälistymään, ja monet tutkijat mieluusti verkostoituvat konferensseissa ulkomaisten kollegoidensa kanssa. Matkustusbyrokratia kuitenkin hidastaa suotuisaa kehitystä.

Tässä jutussa nuori ja varttunut yliopistolainen kertovat kokemuksistaan, joista he päättelevät, että yliopisto siirtää hallintotöitä tutkijoille.

Helsingin yliopiston väitöskirjatutkija Ella Peltonen tekee vuosittain 5–10 työmatkaa. Hän järjestää itse omalla puhelimellaan esimerkiksi sen, miten pääsee joiltakin Yhdysvaltain lentokentiltä joihinkin Yhdysvaltain pikkukaupunkeihin.

— Tietääkseni myös professorit varaavat matkansa. Professori on aika kovapalkkainen näihin töihin...

Enää ei vaadita alkuperäisiä tositteita, mutta kaikki kuitit pitää kuvata. Aina kuitenkaan ulkomaisista takseista ei saa kuittia. Peltonen huomauttaa, että yliopisto ei hyväksy Airbnb-majoitusta eikä Ubertakseja, vaikka ne olisivat halvempia kuin perusratkaisut.

— Yhden matkan järjestelyihin kuluu helposti pari työpäivää: rekisteröidyn konferenssiin, varaan lentomatkat, hotellin ja taksit sekä maksan ne kaikki. Lisäksi hoidan vanhanaikaiseen SAP-talousjärjestelmään matkalaskut yhtenä pdf-tiedostona, vaikka projektini maksaisi kaikki matkakulut. Lopuksi varmistan professorilta, että kaikki on ok.

Peltonen luonnehtii matka-asioiden järjestelyjä myös sekaviksi. Hän kuvaa puolivuotisen Ison-Britannian komennusmatkansa järjestelyjä surkuhupaisiksi.

— Sain kolmelta hallintoihmiseltä sähköpostia. Esimerkiksi vakuutusohjeistusta en tajunnut. Parhaimmin jäi mieleen vihainen kysymys, onko matkaani perhesyitä — kun hoidin järjestelyt itse ja matkustin yksin, Peltonen kertoo.

Hän sai yliopistolta lähtöluvan, kun oli ollut jo kaksi viikkoa kohteessa. Peltonen arvelee, että Helsingin ylipiston tuolloinen hallinnonuudistus selittää vähäistä apua. Virallisen luvan myötä Peltonen sai palkan matka-ajaltaan.

— Silloin, kun en päässyt varaamalleni matkalle, vika oli lentoyhtiössä, Peltonen täydentää.

Helsingin yliopistossa ei ole matkayhdyshenkilöä. Talouspäällikkö Sirpa Väisänen kertoo, että jokainen varaa omat matkansa. Yliopiston intranetissä ovat matkustusohjeet ja -linkit koko henkilöstölle.

— Jos ohjeista ei löydä tarvittavaa tietoa, yliopistopalvelujen lähitiimi – talous-, henkilöstö- ja yleishallintopalvelut – auttaa. Meihin saa yhteyden esimerkiksi pistäytymällä luonamme, sähköpostitse tai puhelimitse, Väisänen lupaa.

Eräs Tampereen teknillisen yliopiston (TTY) professori kertoo matkustavansa keskimäärin neljä työmatkaa vuodessa. Kun hän kirjautui ensimmäisen kerran liikematkatoimisto Carlson Wagonlit Travelin (CWT) järjestelmään, hän sai mielikuvan yksityiskohtaisesta palvelusta.

Sittemmin professori on pettynyt saamaansa palveluun. Hän on aina päässyt matkalle — mutta usein hänen on itse pitänyt järkevöittää matkaehdotusta: Japanin-matkaksi yhtiö ehdotti monen välilaskun reittiä, jolloin matkustus olisi kestänyt lähes vuorokauden. Professori löysi suoran Helsinki–Osaka- lennon, ja Osakasta oli konferenssipaikkaan vain sadan kilometrin bussimatka.

— CWT veloittaa joka lipusta ja hotellivarauksesta, vaikka itse hoitaisin ne varmemmin.

Professori jatkaa kuvaamalla Yhdysvaltain-lennon varausta: CWT-portaali ilmoitti, että lähtöselvitys ei onnistu internetissä, ja järjestelmä ehdotti selvittämään asian lentokentällä. Kun professori soitti asiasta CWT:lle, sieltä kerrottiin kaiken olevan kunnossa. Tämä tapahtumaketju on sattunut kahdesti.

— CWT veloittaa jokaisesta toimistoajan ulkopuolisesta tukipuhelusta 40 euroa. Tässä on ironiaa, kun yhtiö laskuttaa meitä omista virheistään.

Kun professori oli kolmisen vuotta sitten menossa Yhdysvaltoihin, sähköpostitse tulleissa lipuissa oli maininta tärkeästä tiedosta, joka sisältää muun muassa tullikäytäntötietoa. Sama hyperlinkki oli ollut sähköposteissa myös aiemmin, joten professori arveli, että linkki johtaa ”tullijargoniin”, jossa kielletään muun muassa aseiden vienti koneeseen.

Niinpä professori ei klikannut tiedotteen linkkiä, joka olisi johtanut Yhdysvaltain ulkoministeriön verkkosivuille ja Esta-dokumentin anomiseen. Kun professorilla ei dokumenttia ollut, matka katkesi Pirkkalaan lentokentälle.

Näiden kokemusten jälkeen professori on entistäkin tarkempi työmatka-asioissaan.

Matkakoordinaattori Taina Torvinen TTY:stä vastaa yliopistonsa CWT-yhteyksistä. Hänen lisäkseen matkatiimiin kuuluvat matkasihteeri ja taloussihteeri. Torvinen arvioi, että TTY:ssä käsitellään vuosittain noin 13 000 matkalaskua tai kuluveloitusta.

TTY:ssä toivotaan, että jokainen varaa matkansa itse, mutta tarpeen tullen yksiköiden taloussihteerit ja matkatiimi auttavat. Palaute on Torvisen mukaan enimmäkseen myönteistä.

Matkatiimi kilpailutti matkatoimistot viimeksi lokakuussa. Ehdolla oli kolme valtion yhteishankintayksikön eli Hansel Oy:n seulomaa toimistoa. Tammikuun alussa ei tiedetty, miten tulevassa Tampereen yliopistossa matka-asiat järjestetään.

---