Laitosjohtajilta vaaditaan kapellimestarin valmiuksia

Laitokset ovat tulosohjausjärjestelmän keskeisin osa. Laitosjohtajien asemasta ja koulutuksesta kirjoittaa ohessa professori Matti Myrsky. Hänen mielestään laitosjohtajalta vaaditaan kapellimestarin valmiuksia. Tehtävän hyvä hoito edellyttää lisäkoulutusta, mutta myös parempaa rahallista korvausta.

Yliopistojen laitokset ovat nykymuotoisessa tulosohjausjärjestelmässä sen keskeiset tulosyksiköt. Ne "tuottavat" ne maisterin- ja tohtorintutkinnot, joiden perusteella yliopistot saavat valtaosan voimavaroistaan. Hallintokin on tärkeää, mutta se on luonteeltaan edellytyksiä luovaa. Tämän vuoksi ei ole yhdentekevää, millaisin valmiuksin laitoksia johdetaan.

Tulosohjausjärjestelmän myötä laitosjohtajan toimenkuva ja toimintaperiaatteet ovat muuttuneet merkittävästi verrattuna aikaisemmin vallinneeseen tilanteeseen. Laitokset ovat muuttuneet pitkälti operatiivisiksi tulosyksiköiksi ja laitosten itsenäisyys on suuresti kasvanut. Yhä suuremmassa määrin kyse on "firman" johtamisesta.

Johtamistoiminnossa korostuu entistä enemmän taloudellisten asioiden hallinnan tärkeys. Tulosohjausjärjestelmän käyttöönotolla on pitkälle meneviä vaikutuksia, jotka vaikuttavat merkittävällä tavalla yliopistomaailmassa totunnaiseen tapaan toimia ja jolla on myös vaikutuksia yliopistojen rakenteisiin.

Tämän pienimuotoisen esityksen tavoitteena on hahmottaa eräitä niitä asiakokonaisuuksia, joiden hallitseminen on laitosjohtajan työn kannalta tarpeellista. Laitokset tietenkin poikkeavat mm. kokonsa ja alansa suhteen toisistaan merkittävästi ja koulutuksellisetkin tarpeet voivat olla melko erilaisia, mutta yhteisiäkin tekijöitä löytyy.

Laitos on herkkä kokonaisuus

Henkilöstöjohtaminen on tehtäväkokonaisuuksista todennäköisesti kaikkein vaikein, sillä siinä ei voida operoida ainoastaan järjellä vaan myös tunteilla. Yliopistoyhteisö uutta tietoa tuottavana, opiskelijasukupolvia kouluttavana ja ympäristöönsä monellakin tapaa vaikuttavana yksikkönä koostuu monenlaisista ihmisistä. Se on herkkä kokonaisuus.

Laitoksen "vetäminen" henkilösuhdetasolla lienee vaikeimpia ja haasteellisimpia tehtäviä sellaisessa tietointensiivisessä yrityksessä kuin yliopisto. Merkittävimmät konfliktit ovat ihmissuhdekonflikteja. Näitä syntyy aina, mutta ongelmia voi tulla mm. siitä, kuinka niitä selvitään. Kritiikki ja konfliktit voivat olla parhaimmillaaan myös työyhteisöä eteenpäinvievä voima, kunhan ne vain kyetään kääntämään yksikön voimavaroiksi.

Johtajalla tulisi olla ihmisten käsittelytaitoa ja kykyä kommunikoida myös vaikeissa tilanteissa, kykyä vapauttaa henkilöstön osaamis- ja innovatiivisuuspääomaa, valaa uskoa ja innostusta sekä luoda jatkuvan kehityksen ilmapiiri. Hyvään johtamiseen kuuluu myös avoimmuus, kyky ottaa vastaa kritiikkiä, antaa positiivista ja negatiivista palautetta ja ratkaista ongelmia.

Motivoiminen ja yhteisen hengen sekä vision luominen ovat myös hyvin merkittäviä asioita. Jos aikaisempaa esimieskokemusta ei ole, voi olla, että kollegoiden ja muun henkilökunnan saaminen "puhaltamaan yhteen hiileen" ei ole helppoa. Aina ei pelkkä aikaisempi kokemuskaan auta. Ns. kapellimestarivalmiudet voivat usein olla tarpeen. Asia on riippuvainen mitä moninaisimmista seikoista kuten laitoksen kehitysvaiheesta ja sille asetetuista tehtävistä.

On ilmeistä, että henkilöstöjohtamisen ja tuloksenteon välillä on myös yliopistoissa hyvin suuri yhteys. Tiettyjen psykologisten lainalaisuuksien tunteminen ja niiden sisäistäminen on paikallaan.

Taloushallinnon kysymysten tuntemus

Laitoksen johtamisen taloudelliseen puoleen kuuluu monenlaisia asioita kuten päättäminen yksikölle kuuluvasta menosta ja sen hyväksyminen, voimavarojen tehokkaan käytön sekä säädösten ja määräysten mukainen menettelyn valvominen, sisäinen tarkkailu sekä pitemmän tähtäimen taloudellinen suunnittelu.

Tähän kokonaisuuteen kuuluvat ne moninaiset kysymykset, jotka valtion tilivirastoisssa tulevat vuosittain esille alkaen laitoksen talousarvion laa-timisesta vuosikertomuksen laatimiseen. Tämä puolestaan edellyttää sitä, että laitosjohtaja ylipäänsä on perillä valtion tulosohjausjärjestelmistä erityisesti yliopistolaitosta koskevin osin. Tämä edellyttää ainakin valtion taloushallintojärjestelmien ja budjettilainsäädännön yleispiirteittäistä tuntemista. Myös yliopistokohtainen tulosohjausjärjestelmä tulossopimuksineen, talousarvioineen ja vuosikertomuksineen on tunnettava.

Nykyinen tulosohjausjärjestelmä edellyttää toimiakseen kuitenkin myös muuntyyppisiä laskelmia sekä monipuolista tietojärjestelmien hyväksikäyttöä. Arkipäivän päätöksenteossa tarvitaan monenlaista tietoa mm. siitä, missä opintojensa vaiheessa opiskelijat ovat. Näin voidaan ennakoida valmistuvien määrää, millä taas on merkitystä tulossopimusten kannalta. Toisena esimerkkinä voidaan mainita opintojaksojen opintoviikkotuottavuus. Tällä perusteella voidaan tehdä päätelmiä siitä, onko esim. luentoja jonkun opintojakson osalta järkevää pitää joka vuosi.

Laitoksen johtamisen näkökulmasta merkittävää on myös laitoksen tulonmuodostukseen vaikuttavien tekijöiden selvittäminen, analysointi ja tämän pohjalta tehtävät johtopäätökset. Mutta sen lisäksi ulkopuolisen rahoituksen kasvava merkitys on aiheuttanut laajan selonottovelvollisuuden syntymisen tutkimukseen käytettävissä olevista varoista niin kotimaan kuin ulkomaidenkin osalta. Talousasioiden perustuntemus on näin välttämätöntä.

Perusjuridiikka pitää hallita

Myös tietyntasoinen oikeudellisten asioiden tuntemus on laitosjohtajan työssä tärkeää. Perustavaa laatua oleviin kysymyksiin kuuluvat edellä mainitun taloushallinnon juridiikan lisäksi henkilökunnan oikeudet ja velvollisuudet sekä niitä koskeva virkamieslainsäädäntö. Tärkeää on myös tuntea esimiesten oikeudet ja velvollisuudet samoinkuin yliopistokohtaiset johto- ja ohjesäännöt.

Myös esittelymenettely, dokumentointi ja monet asiakirjoihin liittyvät kysymykset kuten niiden julkisuus ovat tärkeitä. Mikä ylipäänsä ovat sellaisia laitostason päätöksiä, jotka vaatvat asianmukaisen esittelymenettelyn? Tämän vuoksi mm. yleistä hallintomenettelyä ja säännökset tulisi hallita.

Nykymaailma on tuomassa kuvaan myös muita juridiikan sektoreita kuten sopimusoikeuden ja immateriaalioikeuksiin (kuten patentteihin) liittyvät kysymykset. Laitosta voivat sitoa erilaiset sopimukset ja niitä saatetaan joutua jatkuvasti solmimaan.

Myös yliopistolainsäädäntö tulee hallita samoin kuin täydentävät ja tarkentavat yliopistokohtaiset säännökset (hallinto- ja taloussäännöt jne.).

Kaiken kaikkiaan voidaan näin todeta, että laitosjohtajan on hallittava hyvin suuri määrä eritasoisia ja erilaisia normeja, jotka luovat rajoituksia mutta myös edellytyksiä johtamistoiminnalle.

Työstä myös kunnon korvaus

Edellä hahmoteltujen valmiuksien luominen edellyttää systemaattista koulutusta ja tätä koskevaa tarjontaa. Koulutuksen tulee antaa eväitä nimenomaan arkipäivän johtamiseen. Yleisemmilläkin johtamisfilosofioillakin on toki yleissivistävä vaikutuksensa, mutta päätöksenteko on kuitenkin usein "tässä ja nyt" - asioiden hallintaa edellyttävää.

Laitosjohtajiksi "rekrytoituminen" on oma kysymyksensä, johon ei tässä ole mahdollista lähemmin puuttua. On kuitenkin todettava, että nykyjärjestelmässä laitosjohtajan työ on siinä määrin merkittävää, ettei siihen pitäisi valita ketään vastentahtoisesti. Laitosjohtajien valinnasta on tullut erittäin merkittävä asia. Tietynlainen ammattimainen ote on väistämättä korostumassa. Erityisesti pienehköissä laitoksissa tilanteet voivat kuitenkin muodostua hankaliksi, kun vaihtoehtoja on vähän. Tämä saattaa osaltaan johtaa nykyisten laitosjakojen tarkoituksenmukaisuutta koskevaan keskusteluun.

On myös ilmeistä, että tehtävään on hyvä ryhtyä silloin, kun sen hoitamiseen on asianmukaiset edellytykset. Ja tarkoituksenmukaisella koulutuksella näitä edellytyksiä on myös mahdollista luoda. Tämä ei tietenkään tarkoita, että laitosjohtajan tulisi ammattimaisesti tietää mm. kaikkia edellä läpikäytyjä asioita, mutta hänen täytyy olla niistä tietoinen.

Asiaan vaikuttaa myös monet muut tekijät kuten hallinnon valmiudet tuottaa laitostason tarvitsemia palveluja. Yhteistyö on tärkeää yliopiston keskushallinnon kanssa, joka monellakin voi helpottaa laitosjohtajan työtä tarjotessaan määräajoin relevanttia informaatiota päätöksenteon pohjaksi. Hyvällä perehdyttämisellä ja sitä koskevalla koulutuksella myötävaikutetaan myös hyvää yliopistojohtamista edistä
västi. Kysymykseen, tulisiko laitosjohtajiksi ryhtyvät systemaattisesti kurssittaa, tulee näin vastata ehdottoman myönteisesti.

Johtamiseen liittyvät työtehtävät ovat nykyjärjestelmässä usein luonteeltaan sellaisia, että ne vaativat tullakseen asiallisesti hoidetuiksi melko suuren työmäärän. Johtamisen uudet haasteet merkitsevät myös kasvavia työmääriä. Akateeminen johtajuus merkitsee lähes aina merkittävääkin uhrausta suhteessa varsinaiseen perustehtävään eli tieteentekoon ja siihen pohjautuvan opetuksen antamiseen. Tämän vuoksi tästä työstä saatava korvaus pitäisi nopeasti kohottaa asianmukaisella tasolle. Ylipäänsä tulisi mitä pikimiten kehittää järkevät kannustimet tähän työhön hakeutuville ja joutuville. Tämä koskee myös muita akateemisia johtotehtäviä.

Matti Myrsky

Kirjoittaja on vero-oikeuden professori ja toimii julkisoikeuden laitoksen johtajana Joensuun yliopistossa.

(painetun lehden sivuilla 13-15)