365 vuotiaan Helsingin
yliopiston hallinto arvioitiin
ensimmäisen kerran

Arviointiryhmä, jonka puheenjohtajana toimi Tampereen yliopiston kansleri, sosiaalipolitiikan professori Jorma Sipilä antaa 27 konkreettista suositusta, joilla Helsingin yliopiston hallintoa voidaan keventää ja järkiperäistää. Raportti sisältää myös paljon hyödyllistä yleistä pohdintaa yliopistojen roolista tulevaisuudessa, ja löytyypä sieltä muistutus valtiovallalle siitä, että sen tulisi omissa toimissaan ottaa huomioon yliopiston
organisaation ja toiminnan erityisluonne.

Arvioinnin taustalla oli mm. vuonna 2003 syyskuussa toteutettu hanke “Hallintoviraston toiminnan linjauksia 2004-2006”, jolloin hallintojohtaja Kari Suokolle syntyi ajatus siitä, että uusissa rakenteissa, joista konsistori oli tehnyt päätöksen, ei toimittaisi vanhoilla tavoilla ja menettelyillä, vaan pyrittäisi saamaan uudistuksista kaikki hyöty irti.
- Olin havainnut jo siinä vaiheessa, että on olemassa selvää vastakkainasettelua tiedekuntahallinnon ja keskushallinnon välillä. Keskustelujen käyminen oli tuossa vaiheessa “minusta tuntuu” -pohjalla, joten oli hyvä saada yhteismitallista numerotietoa ja ulkopuolisen näkemys siitä, mihin meidän tulisi kiinnittää erityisen paljon huomiota. Myös järjestelmällinen hallinnon läpikäyminen, jotta syntyisi vuoropuhelu tutkimus- ja opetus- sekä hallintohenkilöstön välillä siitä, mitä käytännössä kuuluu henkilöstöryhmien perustehtäviin, oli päämääränä. Lisäksi haluttiin hahmottaa hallinnon ja tukipalvelujen sisäiset työnjaot ja muokata uudeleen konsistorin päätösten pohjalta,
toteaa Suokko.

Kun lukee ulkoisen arviointiryhmän raporttia, huomaa pian, että sillä on huomattava lisäarvo valtiovallan yliopistoille äskettäin asettamien tuottavuushankkeiden kannalta; itse asiassa raportin suositukset sisältävät monta ehdotusta, jotka sopivat tuottavuushankkeiksi. Tämän lisäksi hallintojohtaja Suokko näkee raportissa myös toisen tärkeän tekijän:
- Raportissa on selvästi aineksia yliopiston strategian pohjaksi vuosille 2007-2009. Siinä on selvä kolmijako: on sellaisia asioita, jotka voidaan toteuttaa ilman erillistä päätöstä, sellaisia jotka ovat luonnollisia elementtejä strategiassa ja sellaisia jotka edellyttävät konkreettista toimenpideohjelmaa. Koska tämän hankkeen virallinen nimi on ollut “hallinnon arviointi- ja kehittämishanke” on ollut hyvä todeta, että on keskitytty lähtökohdiltaan yliopiston perustehtävien mukaisesti sellaisiin asioihin, joita yliopiston opetus- ja tutkimushenkilökunta pitää nykyisessä tilanteessa tärkeänä.

Yhtenä hallinnon tehostamistoimena raportissa esitetään muun muassa laitoskoon kasvattamista. Näin saadaan aikaan riittävän suuria yksiköitä, joissa akateeminen henkilöstö voi keskittyä ydintehtäviensä hoitamiseen. Näin on toimittu mm. Jyväskylän yliopistossa, jossa törmättiin erilaisten hallinto- kulttuurierojen tuomaan ongelmaan. HY:ssa on kampusuudistus saatettu lähes loppuun melko kivuttomasti, mutta miten laitoskoon kasvattaminen tulee onnistumaan?
- Seuraavan puolentoista vuoden aikana ja varmaan pääosin hallinnon arvioinnin tulosten avulla voitaneen uudistukset toteuttaa myös laitoskoon osalta.
Mitä muutosvastarintaan laitoksilla tulee, toteaa Suokko kuitenkin, ettei hän sitä sinänsä huonona asiana pidä, koska se kuuluu asian luonteeseen. Hänestä asiat voi tehdä hyvin monella tapaa: - pääasia on, että sovitaan, miten ne tehdään ja mikä on se tavoitetila johon pyritään, hän painottaa.

Kampuksille palveluyksiköt

Konsistorin päätösten mukaan kampuspalveluyksikköjä käytetään aina silloin kun se on toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaista tai kyseessä on erityisosaamista vaativat tehtävät. Kampuspalveluyksikköjä koskevassa päätöksessä sovittiin myös siitä, että nämä eivät muodosta erillistä hallintotasoa. Syntyneessä tilanteessa on kuitenkin se vaara, että synnytetään kampuspalveluyksiköitä ilman, että muita rakenteita puretaan. Tähän hallintojohtaja Suokko toteaa:
- Se miten saadaan tiedekunnat ja laitokset mukaan tähän työhön täysimääräisesti saattaa tulla ongelmaksi. Itse koen kuitenkin tämän vaiheen asioiden valmistelun ja sovittujen päätösten toteuttamiseksi. Vaara on tietysti olemassa uuden päätöstason syntymiseen, mutta vähenevien resurssien myötä näkisin kuitenkin, että asioiden hoitoa on yhdenmukaistettava ja kehitettävä. Tällä tarkoitan nimenomaan hallintoa ja tukitoimia, en opetusta ja tutkimusta.
- Haluan myös korostaa, että hallinnolla ja sen tukipalveluilla on oma roolinsa, mikä on myös toiminnan mahdollistava ja toiminnan edellytysten varmistava rooli, eikä vain toimintaa tukeva rooli.

Liikaa kokouksia, vähän ammattijohtajia

Arviointiraportti ottaa myös kantaa siihen, että yliopistolla ei ole ammattijohtajia. Ylipäätään Helsingin yliopistossa ei tunnu olevan yhtenäistä käsitystä siitä, mitä johtaminen omassa organisaatiossa tarkoittaa ja millä resursseilla sitä tehdään. Erityisongelman näyttävät muodostavan ilman omaa motivaatiotaan johdossa olevat henkilöt. Tosin tämä tuntuu olevan koko yliopistomaailman ongelma, ei vain Helsingin yliopiston ongelma.

Monet hallintotehtävät on myös hajautettu niin pitkälle, etteivät yksiköiden työntekijät selviä kaikista vaativista tehtävistään. Monesti hallinnon työntekijöillä ei myöskään ole tehtäviään vastaavaa koulutusta eikä tukenaan johtoa, joka tuntisi hallintoa. Varahenkilöiden puuttuminen on tavallista. Erityisen paljon vaikeuksia tuottavat yksiköille talous-, henkilöstö- ja tutkimusprojektien hallinto, raportissa todetaan. Saammeko nyt ammattijohtajia, vai tullaanko nykyisiä johtajia tukemaan mm. koulutuksella?
- Kyllä molemmat vaihtoehdot tulevat olemaan mahdollisia eivätkä ne ole toisiaan poissulkevia, mutta matkan varrella on jopa syntynyt sellainen vaikutelma siitä, että opetusministeriö olisi halunnut yliopiston rehtoriksi ammattijohtajan. Mitä tulee laitosja tiedekuntajohtajiin, on luottamusmiesjohtajuudessa hyvät puolensa siinä, että heillä on tarvittava tieteellisen työn asiantuntemus ja opetuksen ja tieteellisen työn autonomian tuntemus. Heillä ei kuitenkaan välttämättä ole aina varsinkaan työtehtäviensä alussa tarvittavia taitoja hoitaa joskus kovin monimutkaisia hallinnollisia tehtäviä. Toisaalta ammatinjohtamisessa vaarana on se, että laitosta tai tiedekuntaa toisena ääripäänä johtaa virkamies. Epäilenpä, että siinä yliopiston perustehtävien kannalta on omat vaaransa, sanoo Suokko.

Myös kollektiivisen päätöksenteon kulttuuri ja sen levinneisyys epäilyttää arviointiryhmää. Voisiko esimerkiksi laitosten johtoryhmien asialistaa karsia? Tästä hallintojohtaja Suokolla on selvä käsitys:
- Kokemuksesta sanon, että jos on hyvin paljon kollektiivista päätöksentekoa operationaalisissa asioissa, vastuu katoaa. On pystyttävä tekemään päätöksiä myös virkatehtävänä ja yksilövastuulla. Muutoin asiat mutkistuvat ja hidastuvat, eli ongelmaksi muuttuu se paljon puhuttu byrokratia. Hallinnollisten asioiden hoidossa ns. keskiviivasta poikkeaminen piirun verran oikealle tai vasemmalle ei ole niin vaarallista.

Helsingin yliopiston konsistori käsitteli arvioinnin tuloksia kesäkuussa, ja elokuussa aiheesta järjestettiin avoin seminaari. Erillinen työryhmä on laatinut ehdotuksen hallinnon kehittämislinjauksiksi elokuun loppuun mennessä, ja toimenpideohjelmaehdotus laaditaan vuoden 2006 helmikuun loppuun mennessä.

Jan-Håkan Öberg
Lehtori, Helsingin yliopisto