Menneisyys taipuu biteiksi hitaasti

Arkistoitavan aineiston määrä on kasvanut samalla, kun arkistojen henkilökunta on kutistunut. Aineistojen digitointi auttaa asiakkaita, mutta vaatii paljon hidasta käsityötä työntekijöiltä.

Turun yliopistossa maaliskuun lopulla roskalavalle päätyneet kulttuurientutkimuksen arkistoaineistot ovat riipaisseet arkistoihmisiä ja tutkijoita syvältä. Osa muuttopalvelun erehdyksessä roskiin kantamista kelanauhoista ja muista äänitteistä tuhoutui luultavasti peruuttamattomasti. Tapaus osoitti katkerasti sen, miten nopeasti vuosikymmenten aikana kerätty yhteinen muisti voi huuhtoutua pois – onneksi virhe tällä kertaa huomattiin, kun osan aineistosta saattoi vielä pelastaa.

Uhannut arkistokatastrofi saattoi silti poikia myönteisiäkin seurauksia.

— Tulevaisuus vaikuttaa positiivisemmalta kuin vuosiin. Yliopistolla on vihdoin havahduttu siihen, että arkistoaineistoja ei voi vain laittaa varastoon ja ne säilyvät siellä kaikkien käytettävissä. Arkisto vaatii oikeaoppiset tilat ja riittävästi henkilökuntaa käsittelemään aineistoja ja saattamaan ne tutkijoiden käyttöön, arkistosihteeri Aki Luotonen Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen arkistosta kertoo.

Nykytilanteessa ei silti ole kehumista. Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen arkistossa työskentelee vain yksi osa-aikainen työntekijä, eli Luotonen. Roskalavalle joutuneen aineiston digitointikin aloitettiin jo 2000-luvulla, mutta työ on yhä kesken.

— Resurssit ovat aivan riittämättömät. Digitointiin ei ole varoja, ja siirtyminen uuteen tietokantaan on vaativa ja aikaa vievä työ, uskontotieteen yliopistonlehtori Tiina Mahlamäki sanoo.

Tämä kuvaa hyvin arkistojen tilannetta eri puolilla Suomea: arkistoitavaa aineistoa olisi koko ajan entistä enemmän, mutta henkilökuntaa vähemmän.

Arkistoista suurimmin, Kansallisarkiston, palveluksessa oli viime vuonna vakituisessa virka- tai työsuhteessa 192 ihmistä. Vuoden 2006 jälkeen vakituisia virkoja on lakkautettu 38. Yhtä kovia tai kovempia leikkauksia on koettu muuallakin. Esimerkiksi Museovirasto lakkautti vuonna 2015 säästövaatimusten takia 45 vakituista tehtävää.

Tämä ei voi olla näkymättä arkistojen toiminnassa, arkistotieteen yliopistotutkija Pekka Henttonen Tampereen yliopistosta toteaa. Digitaalisuudesta ja digitoimisesta puhutaan paljon, mutta vielä tässä vaiheessa ne helpottavat lähinnä aineistoja käyttävien tutkijoiden elämää. Arkistojen henkilökunnalle digitalisaatio teettää lisää töitä, vaikka se tarpeelliseksi kaikkialla katsotaankin.

— Aineiston kuvailu ja järjestely on työvoimaintensiivistä työtä, jota ei voi digitalisoinnilla nopeuttaa. Arkistoilta on viety resursseja, mutta ne eivät myöskään saa digitaalisuudesta samanlaista tehokkuudenlisäystä kuin monilla muilla aloilla, Henttonen sanoo.

Esimerkiksi kelanauhojen digitointi vaatii osaamista sekä vanhojen kelanauhurien että modernien äänenkäsittelyohjelmien kanssa. Kaikkein tärkeintä ja työläintä kaikkien aineistojen digitoinnissa on kirjata riittävät metatiedot, joiden avulla kuva myös löytyy sähköisestä arkistosta.

— Arkistonhoitaja on tieteellisissä arkistoissa ollut historiaa opiskellut henkilö, nykyisin pitäisi olla vielä lisäksi vahva tietojärjestelmäosaaja. Sitä kaivataan kaikissa arkistoissa koosta riippumatta sekä riippumatta siitä, tehdäänkö it-ratkaisuja itse, teetetäänkö niitä ulkopuolisilla vai yritetäänkö isommissa yksiköissä päästä vaikuttamaan it-ratkaisuihin silloin, kun niitä tehdään, sanoo tutkija Petri Marjeta Työväen Arkistosta.

Pekka Henttonen arvioi, että suomalaisten arkistojen aineistoista on digitoitu ehkä puoli prosenttia – mitätön osuus massaan nähden. Kansallisarkisto on digitoinnissa keskimääräistä pidemmällä, mutta sielläkin osuus kaikista aineistoista on vain viisi prosenttia. Sekin on silti vaatinut huimasti työtä, sillä viiden prosentin osuus Kansalliskirjaston aineistoista vastaa 10 hyllykilometriä.

Uudesta arkistomateriaalista — etenkin julkishallinnon osalta — suuri osa on born digital eli syntysähköisiä aineistoja, mutta Suomesta puuttuu Henttosen mukaan yhä kansallinen sähköisen pitkäaikaisen säilyttämisen järjestelmä. Sitä on toistaiseksi turhaan yritetty saada aikaiseksi.

Paperiton toimisto -ideaaleista huolimatta tuorettakin aineistoa tulee arkistoihin koko ajan myös paperilla.

Henttosen mukaan arkistoilla on aineistomeren edessä kolme vaihtoehtoa:

1. kieltäytyä ottamasta aineistoja vastaan, koska sitä ei pystytä järjestämään ja kuvailemaan kunnolla,
2. tehdä työt ylimalkaisemmin eli huonommin, jolloin tutkijat joutuvat tekemään enemmän työtä päästäkseen siihen käsiksi, tai
3. ottaa aineistot hyllyyn odottamaan parempaa aikaa.

Useimmissa arkistoissa tehdään – ja on aina tehty – jonkinlaista priorisointia, koska kaikkea on mahdotonta säilyttää.

— Henkilökuntaresurssit ovat pienentyneet viimeisen kymmenen vuoden aikana, samaan aikaan, kun kokoelmat ovat merkittävästi kasvaneet. Tästä syystä olemme priorisoineet kokoelmien kartuttamisen ainutkertaisiin arkistoaineistoihin ja lopetimme leikekokoelman kartuttamisen vuoden 2012 lopussa, kertoo Kansallisgallerian arkisto- ja kirjastopäällikkö Hanna-Leena Paloposki.

Harva silti kuvailee arkistonsa tilannetta katastrofaaliseksi. Tiina Mahlamäki sanoo, että Turun yliopistossakin humanistisen tutkimusaineiston säilyttämiseen on alettu jälleen panostaa, ja pitkään jäissä ollutta digitointia ollaan jatkamassa. Käynnissä on myös siirtymä uuteen, Finna-yhteensopivaan tietojärjestelmään – nykyinen on otettu käyttöön vuonna 1988. Finna on Suomen museoiden, kirjastojen ja arkistojen yhteinen sähköinen hakupalvelu.

Joillekin arkistoille digitointi on tuonut merkittävästi projektirahaa, jonka turvin pystytään osin turvaamaan myös muuta toimintaa. Huolena näissäkin paikoissa on se, mitä projektin päätyttyä tapahtuu.

Käyttäjän näkökulmasta arkistojen tilanne on ristiriitainen. Aineistojen sähköistyminen helpottaa ja nopeuttaa työtä monella tapaa, kun yksittäistä paperia ei tarvitse lähteä lukemaan arkistoon pitkän matkan taa, ja sen löytäminen onnistuu muutamalla hakusanalla.

— On nähtävissä, että on tulossa uusi sukupolvi tutkijoita, jotka eivät välttämättä edes huomaa aineistoja, jotka eivät ole netissä, Pekka Henttonen toteaa.

Toisaalta suurin osa aineistoista ei edelleenkään ole netissä, ja niiden saatavuutta henkilöstön leikkaukset ja niistä johtuvat aukioloaikojen supistamiset ovat vaikeuttaneet.

— Vähitellen laajenevat avoimet digitaaliset aineistot eivät pysty täysin tätä muutosta paikkaamaan.

Itselleni ja varmasti monelle muulle Suomen Muinaismuistoyhdistyksen jäsenelle erityisen tärkeässä roolissa ovat Museoviraston arkisto- ja tietopalvelut, joihin on kauttaaltaan kohdistunut säästöjä, sanoo kansatieteen professori, Suomen Muinaismuistoyhdistyksen puheenjohtaja Pia Olsson Helsingin yliopistosta.

— Kansatieteilijänä olen erityisen suruissani kansatieteellisen arkiston kohtalosta ja kyselytoiminnan alas ajamisesta. Kyselytoiminta uusien kyselyiden laatimisen muodossa on lakannut kokonaan ja jo kootun aineiston erityisasiantuntemusta ei arkistossa enää ole. Toivottavasti nämä runsaat ja monipuoliset aineistot tästä huolimatta säilyvät tutkijoiden tiedossa myös tulevaisuudessa.

Turun Sanomien uutinen kulttuurientutkimuksen arkistoaineistojen kohtalosta herätti paljon keskustelua lehden kommenttipalstalla. ”Hups! Onneksi saatiin roskikseen noinkin paljon turhaa kamaa. Penkoisko sitä ihan oikeesti ketään?” kysyi eräskin kommentoija.

Arkistoissa tiedetään, että penkoisi. Jos ei tällä viikolla, niin ehkä 20 tai 120 vuoden päästä.

— Arkistot ovat koko kansakunnan itseymmärryksen kannalta äärettömän tärkeitä, myös sen takia, että aineistoja tulkitaan aina uudestaan. Ne eivät ole kuolleita. Jos ajatellaan vaikka taidetta, niin taide rakentuu taiteelle, tieto ja tulkinnat lisääntyvät koko ajan — samoin kuin tieto esimerkiksi sisällissodastamme, arkistonhoitaja Leena-Maria Siivonen Aalto-yliopistosta sanoo.

—Ilman menneisyyttä ei ole tulevaisuutta.

---