Sujuva aivotyö on yhteistyötä

Työterveyslaitoksella on kehitetty Aivotyön avaimet -mallia, jonka tavoitteena on tehdä aivotyöstä sujuvaa. Mallia on käytetty kymmenissä eri alojen organisaatioissa.

Työn tekemisen painopiste on siirtymässä lähes kaikilla aloilla mekaanisesta lihastyöstä kohti sähköistä, digitaalista aivotyötä. Toisaalta kehittyvä teknologia auttaa ihmistä monien raskaiden, likaisten tai samanlaisena toistuvien fyysisten työtehtävien tekemisessä ja tuo monipuolisia tietoaineistoja kokemusperäisen tiedon rinnalle. Esimerkiksi metsuri on siirtynyt ulkoa moottorisahan kahvasta sisälle metsäkoneen ohjaimiin, tietokoneen käyttäjäksi tietoverkon äärelle.

Toisaalta ammateissa, joissa ihmisen työn kohteena eivät ole fyysiset kappaleet, massat tai nesteet vaan aineeton tieto, kuten raportit, esitykset tai ohjelmistot, käytetään tiedon tallennukseen yhä useammin tietoliikenneyhteyksien takana olevia datakeskuksia, paikallisten kovalevyjen sijaan, paperista puhumattakaan. Perinteisen sisällön tuottamis–kuluttamisprosessin rinnalle on tullut vuorovaikutteisia tietolähteitä ja yhteistyökeinoja, joita ei paperisena voinut edes kuvitella. Työn tekeminen on irtautumassa fyysisen toiminnan rajoitteista.

Tiedon ja työkalujen sähköistyminen on muuttanut varsinkin digitaalisen aivotyön perusteita. Työn tekemisen kiinnittyminen tiettyyn aikaan ja paikkaan on heikentynyt. Enää työtä ei tarvitse aineistojen tai välineiden vuoksi tehdä yhdeksästä viiteen omalla työpisteellä vaan viesteihin voi vastailla vaikka bussista matkapuhelimella. Saatavilla olevan tiedon ja menetelmien määrä on räjähtänyt. Oman kirjahyllyn lähdeteoksen sijaan käytössä on Internetin ääretön tietomassa, jota voi jalostaa sadoilla erilaisilla sovelluksilla, appeilla ja palveluilla yhä näyttävämmäksi teokseksi. Lukuisat rinnakkaiset työn lähteet, kohteet, tehtävät, tekijät, käyttäjät ja asiakkaat ovat tehneet toisten työn ohjaamisesta monissa tilanteissa mahdottoman. Esimiehellä, jolla on 30 alaista, ei ole minkäänlaisia mahdollisuuksia tukea työntekijöitä arjen päätöksenteossa, kuten päivittäisten tehtävien priorisoinnissa tai lopputuotosten valinnassa.

Jos työ on ajattelua, siihen kohdistuu uudenlaiset altisteet. Työ häiriintyy kaikenlaisista hälytyksistä, ohitse kulkevista ihmisistä ja puhehälystä. Työtä on myös yhä vaikeampi jättää taakseen vaikka sulkisi toimiston oven kotiin lähtiessään. Keskeneräiset tehtävät kuormittavat ja johtavat univaikeuksiin. Tietotulva ja keskeytykset altistavat virheille ja vievät aikaa tuottavalta työltä. Epäselvyydet esimerkiksi tiedon sijainnissa, yhteisissä toimintatavoissa tai työnjaossa aiheuttavat turhautumista ja lisäävät päällekkäisen työn määrää. Jatkuva valintojen ja päätösten tekeminen äärettömältä tuntuvassa mahdollisuuksien avaruudessa on raskasta.

Usein sanotaan, että sellaista nykytyö on. Että häiriöt, keskeytykset, monitekeminen, tietotulva ja epäselvyydet kuuluvat työhön nykyään yhtä kiinteästi kuin ennustettavuus viime vuosisadan liukuhihnatyöhön. Varmasti ne kuuluvatkin, mutta siitä huolimatta, tai juuri sen takia, niille voi ja kannattaa tehdä jotain.

On selvää, että nykyaikaisen työn muotoilu ja ongelmien ratkaisu ei ole helppoa. Siinä auttaa ymmärrys ihmisen tietojenkäsittelykyvyistä ja rajoitteista, kuten työmuistista, pitkäkestoisesta muistista ja tarkkaavaisuudesta. Tieto työn tiedonkäsittelyn vaatimuksista, kuten lukemisen ja kirjoittamisen määrästä, eri tehtävien yhtäaikaisuudesta helpottaa ongelmien jäsentämisessä. Lisäksi monipuolinen kokemus tietoteknisistä välineistä ja erilaisista työtiloista auttaa ratkaisujen muodostamisessa. Ennen kaikkea, työn muotoilu vaatii kuitenkin yhteiskehittämistä ja työn uudelleen ajattelemista itse työn tekijöiltä.

Olemme Työterveyslaitoksella kehittäneet Aivotyön avaimet -mallia, jonka tavoitteena on tehdä aivotyöstä sujuvaa. Olemme käyttäneet mallia niin tutkimus- ja kehittämishankkeissa kuin palvelutoiminnassakin kymmenien eri alojen organisaatioiden kanssa. Mallissa yhdistetään kevyestä työn tiedonkäsittelyn vaatimuksia kartoittavasta kyselystä saatava tieto laajaan kansainväliseen kognitiivisen ergonomian tutkimustietoon. Tarvittaessa tehdään tarkempi kognitiivisen ergonomian selvitys työn tekemisestä, järjestelmistä ja työympäristöstä. Kerätty oppi jalostetaan materiaaliksi verkkokeskusteluympäristöön ja työpajaan, joissa työntekijöitä valmennetaan juuri heidän työyhteisöönsä sopivien yhteisten käytäntöjen kehittämisessä. Syntyvät ratkaisut ovat konkreettisia pelisääntöjä ja hyviä käytäntöjä työn tekemisen arkeen. Ratkaisut ja niiden toimeenpano ovat aina riippuvaisia työyhteisöstä, jonka toimintaa kehitetään.

---