Laadunhallinta jämäköittää työntekoa

- Yliopistolla on aina toimittu laadukkaasti, mutta kuvaus tästä toiminnasta on puuttunut, Kuopion yliopiston laatupäällikkö ja vararehtori Sirpa Suntioinen luonnehtii laatutyön lähtökohtaa.
- Eri tieteenaloilla on ollut omaa laadunarviointiaan, ja opetuksen sekä tutkimuksen sisältöä on tietenkin arvioitu. Uutta on nyt jatkuva, systemaattinen, kokonaisvaltainen laatutyö ja toiminnan kehittäminen.

Kuopion yliopistossa laatutyön idea virisi johdon tasolla vuonna 1996, ja muutamat laitokset alkoivat jo silloin kuvata toimintaansa ja miettiä sitä laadun kannalta. Todellinen satsaus laatutyöhön tehtiin kuitenkin vuonna 2002, kun yliopistolle saatiin laatupäällikkö. Kuopiossa oltiin laatutyössä ajoissa liikkeellä, mutta oikeassa kurssissa. Euroopan opetusministerit sopivat korkeakoulujen kansallisten laadunvarmistusjärjestelmien kehittämisestä vuonna 2003 Berliinissä. Tänä vuonna Suomen opetusministeriö asetti työryhmän, joka julkaisi asiasta muistion.

- Onnellista on se, että olemme Kuopiossa jo tehneet sen suuntaisesti kuin mietinnössä kehotetaan, siis kehittäneet koko toiminnan kattavaa laadunhallintajärjestelmää, joka perustuu arviointiin eli auditointiin, Suntioinen sanoo.

Laatukäsikirjaa kirjoittaa jokainen

Suntioinen puhuu mieluummin laadunhallinta- kuin laadunvarmistusjärjestelmästä, sillä se kuvaa hänen mielestään paremmin laatutyön kokonaisvaltaisuutta. Laadunhallintajärjestelmä kattaa yliopistossa tehtävän työn johtamisen, toiminnot, voimavarat sekä arvioinnin ja kehittämisen. Tavoitteena on siis kuvata, miten työtä johdetaan ja tehdään, kuka sitä tekee ja miten sen onnistumista voitaisiin arvioida. Kuvauksen perusteella voidaan sitten pyrkiä kehittämään työtä.

- Laatutyön avulla voidaan tehdä yliopiston koko toiminta määrätietoisemmaksi ja jämäkämmäksi, koska tiedetään missä ollaan ja mihin mennään, Suntioinen sanoo.

- Laadunhallintajärjestelmä antaa raamit ja menetelmät, joiden avulla yliopiston toimintaa voidaan analysoida kokonaisuutena. Esimerkiksi kokonaisen vuoden työn onnistumisesta voidaan tehdä analyysi. Samalla järjestelmä auttaa yksinkertaistamaan tehtävää työtä, niin että se tehdään kerralla oikein ja voimavaroja järkevästi käyttäen.

Jokainen yliopiston henkilökuntaan kuuluva ottaa osaa laatutyöhön muun muassa kirjoittamalla kuvauksen omasta työstään laatukäsikirjaa varten. Tämä käsikirja on se kuvaus, jonka perusteella toimintaa sittemmin voidaan kehittää ja arvioida. Kun kukin laitos on saanut toimintansa kuvatuksi käsikirjaan, sitä voidaan helposti päivittää ja kehittää. Tässä auttaa auditointi, jonka suorittavat tehtävään koulutetut auditoijat. He tulevat laitokselle ennalta sovittuna ajankohtana ja arvioivat, vastaako käsikirjan kuvaus laitoksen todellista toimintaa. Eri laitosten ja yksiköiden käsikirjojen lisäksi on jo laadittu päälaatukäsikirja, joka kuvaa yleisellä tasolla koko yliopiston toiminnot, tavoitteet ja niihin osallistuvat toimijat.

Hoputtamatta ja pakottamatta

- Tulosneuvotteluissa on sovittu, että kaikki yksiköt ovat auditointivalmiudessa viimeistään vuonna 2006. Ehkä laatukäsikirjat olisi saatu puristettua valmiiksi jo vuonna 2005, mutta koko laatutyöstä olisi voinut jäädä ihmisille ahdistava tunne, jos se olisi pitänyt tehdä kiireellä. Kun nyt samalla on menossa tutkintorakenneuudistus, yliopiston henkilökunta on tiukoilla. Siksi tähän työhön haluttiin kohtalaisen väljä aikataulu, Suntioinen kertoo.

- Rakentamisvaihe on laatutyössä se rankin, ja ihmisillä pitäisi olla aikaa sisäistää sen idea ja sitoutua uudenlaiseen kulttuuriin. Sitoutuminen on tärkeää eikä siihen voi kukaan ulkopuolelta pakottaa.

Tällä hetkellä Kuopion yliopiston laitoksilla ja yksiköissä kirjoitetaan laatukäsikirjoja. Noin viisikymmentä henkilökunnan jäsentä on saanut auditointikoulutuksen, ja viisi laitosta on jo auditoitu. Auditoinnin tarkoitus ei ole vahtiminen tai rankaisu, vaan kunkin laitoksen laatutyön auttaminen eteenpäin. Auditoijat itse ovat vapaaehtoisia, joita laatutyö kiinnostaa. Myös laitosten johtajat on perehdytetty koulutuksella auditoinnin saloihin. Lisäksi Suntioinen on henkilökohtaisesti kiertänyt läpi kaikki laitokset ja antanut näillä käynneillä yhteensä kuudellesadalle ihmiselle tunnin tietoiskun laatutyöstä.

- Kun aloitin laatupäällikkönä, olin varautunut myös laatutyön vastustukseen, mutta sitä ei juuri ole ollut ja laitokset ovat lähteneet reippaasti liikkeelle. Laatutyö nähdään tarpeellisena, Suntioinen arvioi.

- Henkilökunnalta on tullut viestiä, että laatutyö on auttanut ymmärtämään, miten oma työ on osa kokonaisuutta. Näin esimerkiksi epätietoisuus vastuualueista vähenee. Yksittäisten ihmisten ei myöskään tarvitse muistella ja pähkäillä, miten asiat on ollut tapana tehdä, kun sen voi tarkistaa laatukäsikirjasta. Tämä helpottaa myös uusien työntekijöiden perehdyttämistä, hän sanoo.

Laatu näkyväksi ulospäin

Laatukäsikirjat kirjoitetaan Kuopiossa löyhästi eurooppalaisen ISO9000-standardin mukaisesti. Sisäisen auditoinnin lisäksi on mahdollista ostaa ulkopuolisilta auditointiyrityksiltä ulkoista auditointia, johon kuuluu vuosittainen sertifikaatti laatujärjestelmän toimivuudesta. Sisäisen kehittämisen lisäksi laadunhallintajärjestelmä antaa mahdollisuuden tehdä yliopiston toiminnan laadukkuus ulkoisesti näkyväksi.

Erityisesti yhteistyö yritysten kanssa edellyttää yliopistoltakin toimivaa laatujärjestelmää. Näin yritykset voivat luottaa siihen, että esimerkiksi tutkimuskäytännöissä ja tietojen säilyttämisessä noudatetaan hyviä ja luotettavia periaatteita. Samoin laatujärjestelmä auttaa toimintaperiaatteiden selvittämisessä kansainvälisille yhteistyökumppaneille.

Kansainvälinen verkostoituminen on myös yksi Berliinin sopimuksen tavoitteista, korkeakoulukohtaisten ja kansallisten järjestelmien kehittämisen ohella. Kuopion yliopisto osallistuu opetusministeriön benchmarking-koulutukseen, jonka tiimoilta Suntioinen on tehnyt benchmarkkauskäynnin Trondheimin yliopistoon.

- Siinä oli kyse avoimesta, luottamuksellisesta toimintatapojen vertailusta, josta saadaan molemminpuolinen hyöty, laatupäällikkö kuvailee.

Teksti ja kuva: Tiina Männistö

(painetun lehden s. 5-6)